Forelit: peste 700 de clienți B2B mutați de pe telefon și email pe o platformă conectată la SoftOne

Forelit lucrează cu peste 700 de clienți B2B din HoReCa. Până la proiectul nostru, o comandă pornea dintr-un telefon, un mesaj către agent sau un email, iar cineva din firmă o transcria în SoftOne. Mai jos este povestea felului în care am înlocuit acest flux cu o platformă de comenzi online, construită pe WooCommerce și conectată direct la ERP, în două luni.

Cum arăta o comandă înainte

Un client suna sau scria cu lista de produse. Agentul sau colegul de la birou nota comanda, verifica în SoftOne prețul negociat pentru clientul respectiv, verifica stocul, alegea adresa de livrare și introducea documentul de mână. Când clientul voia o factură veche, o cerea tot pe email.

Fiecare pas era un loc în care se putea greși: un preț de listă în loc de prețul negociat, o cantitate citită greșit, o comandă livrată la alt punct de lucru decât cel dorit. Iar volumul creștea odată cu numărul de clienți, fără ca echipa să crească în același ritm.

Principiul de bază: SoftOne rămâne sursa, magazinul e interfața

Prima decizie a fost să nu dublăm ERP-ul. SoftOne rămâne locul unde trăiesc clienții, articolele, stocurile, prețurile, punctele de lucru și facturile. WooCommerce devine interfața prin care clientul B2B le vede și comandă. Modulul pe care l-am dezvoltat sincronizează doar datele necesare magazinului și trimite comenzile înapoi în SoftOne.

Legătura se face prin două chei: codul clientului din SoftOne, salvat pe contul WooCommerce, și codul articolului din SoftOne, salvat pe fiecare produs. Dacă una dintre ele lipsește, modulul nu ghicește: produsul nu primește stoc sau preț, iar clientul nu poate trimite comanda până nu se rezolvă maparea. Am ales intenționat comportamentul acesta, pentru că o eroare vizibilă e mai ieftină decât o comandă greșită. Detalii despre felul în care abordăm astfel de proiecte găsești pe pagina de integrare ERP.

Prețuri negociate pe client, nu pe produs

În B2B, același produs are prețuri diferite pentru clienți diferiți. De aceea prețurile preferențiale nu se scriu niciodată ca preț normal pe produs. Se preiau din SoftOne într-o tabelă separată, iar când clientul este logat, magazinul caută prețul pentru combinația client și articol și îl afișează doar lui, cu un marcaj vizibil de preț preferențial.

Prețul final se calculează mereu în aceeași ordine:

1. se pornește de la prețul de listă al produsului;
2. dacă există preț negociat pentru client, se folosește acela;
3. se aplică reducerea pe cantitate valabilă, globală sau definită pe produs;
4. TVA-ul se tratează conform setărilor magazinului și ale produsului.

În coș și în checkout, sub fiecare produs apare reducerea aplicată, ca clientul să înțeleagă de unde vine prețul. Clienții mai au și un filtru „Doar produse cu preț preferențial”, care restrânge catalogul la produsele negociate de ei.

Stocuri și prețuri în două etape

Nu interogăm SoftOne la fiecare afișare de pagină. Stocurile și prețurile de listă se preiau periodic într-o tabelă locală, apoi se aplică pe produsele WooCommerce într-un pas separat. Separarea aduce două avantaje: magazinul rămâne rapid chiar dacă ERP-ul răspunde lent, iar administratorul poate rula fiecare pas manual când vrea să verifice ceva. Am descris mai pe larg acest tip de flux în ghidul despre sincronizarea SoftOne cu WooCommerce.

La aplicarea stocului, modulul setează cantitatea, activează gestionarea stocului și marchează produsul ca disponibil sau indisponibil. Produsele care nu trebuie sincronizate pot fi excluse individual.

Peste 700 de clienți, fără să creeze nimeni conturi de mână

Toți clienții existenți au fost importați din SoftOne, cu datele de firmă, adresa, termenul de plată și punctele de lucru. Din aceeași listă, administratorul creează conturile WooCommerce în masă. Fiecare client are un status clar: nemapat, mapat, email lipsă, email folosit deja de alt cont, eligibil pentru cont, cont creat sau eroare. Statusul nu e doar informativ, ci decide ce acțiuni sunt disponibile.

Mulți clienți B2B nu aveau email în ERP, așa că modulul poate crea conturi și fără el, pe baza datelor de firmă. Când SoftOne primește ulterior o adresă validă, contul se actualizează. Dacă adresa există deja pe alt cont, modulul nu le unește automat: administratorul confirmă manual, ca să nu ajungă prețurile și facturile unui client în contul altuia.

Puncte de lucru și interval de livrare

În HoReCa, un client are adesea mai multe locații. Punctele de lucru vin din SoftOne, iar clientul le vede în cont și își poate alege unul implicit, dar nu le poate edita. În checkout, comanda se plasează obligatoriu pe un punct de lucru și pe un interval orar de livrare. Punctul ales se salvează pe comandă împreună cu datele lui din acel moment, ca istoricul să rămână corect chiar dacă adresa se schimbă mai târziu.

Rezultatul este un checkout în trei click-uri: punctul de lucru și intervalul sunt deja la îndemână, nu se mai completează adrese.

Facturile, direct în contul clientului

Facturile se importă din SoftOne și apar în contul clientului și în administrare. PDF-ul nu se stochează în WordPress: la descărcare, modulul îl cere din SoftOne și îl livrează utilizatorului. Clientul poate descărca doar facturile care îi aparțin, iar linkul temporar primit de la ERP nu ajunge niciodată la el. Solicitările de tipul „ne trimiteți factura din martie?” au dispărut.

Comenzile ajung singure în SoftOne

După plasare, comanda pleacă automat spre SoftOne cu clientul și liniile de produse. Prețurile nu sunt forțate din magazin: SoftOne calculează documentul după propriile reguli, deci ERP-ul rămâne singura sursă de adevăr pentru bani. În lista de comenzi din WooCommerce există o coloană care arată dacă o comandă a fost trimisă, a dat eroare sau nu a plecat încă, iar orice comandă poate fi retrimisă manual dintr-un click.

Conturi suspendate, blocate cu adevărat

Administratorul poate suspenda un client, de exemplu pentru restanțe, cu zile de grație și un motiv intern. Clientul vede un avertisment în cont, în coș și în checkout, iar comanda e blocată la procesarea ei, nu doar ascunsă vizual. Motivul intern nu îi este afișat. Pentru că un cont B2B conține prețuri și facturi, sesiunea se închide automat după o perioadă de inactivitate, cu un avertisment cu un minut înainte.

Fiabilitate: loturi, jurnal, reconectare

Importurile mari (clienți, prețuri, facturi) rulează automat în loturi și continuă de unde au rămas, ca serverul să nu se blocheze. Sesiunea cu SoftOne se refolosește și se reînnoiește singură când expiră. Orice operațiune (autentificare, stoc, prețuri, clienți, facturi, comenzi) ajunge într-un jurnal cu filtre, din care se vede rapid unde s-a oprit un flux. Am pus la punct și o documentație de operare pentru echipa Forelit, cu verificările de făcut când un preț sau un stoc nu apare cum trebuie.

Rezultatele

În două luni, Forelit a trecut de la comenzi primite pe telefon și email la o platformă folosită de toți cei peste 700 de clienți B2B. Introducerea manuală a comenzilor a dispărut, prețurile negociate sunt aceleași în magazin și în ERP, iar greșelile au ajuns aproape de zero. Agenții de vânzări își petrec timpul cu clienții, nu cu transcrierea comenzilor.

Când are sens o platformă B2B conectată la ERP

O astfel de platformă merită dacă ai zeci sau sute de clienți recurenți, prețuri negociate diferit și un ERP care deja ține datele corecte. Nu e nevoie să schimbi ERP-ul și nici să construiești un magazin de la zero: WooCommerce poate fi interfața, cu dezvoltare WooCommerce adaptată fluxurilor B2B. Dacă lucrezi în HoReCa sau în distribuție și comenzile încă vin pe telefon, scrie-ne și îți spunem ce s-ar putea automatiza la tine.