Un portal de client B2B în WooCommerce este contul clientului, transformat într-un spațiu de lucru: își vede prețurile, punctele de lucru, facturile și statusul, iar tot ce apare acolo vine din ERP. Nu e o aplicație separată de magazin. E aceeași platformă WooCommerce, cu un cont care nu seamănă cu cel de retail: se creează din ERP, arată doar datele clientului respectiv și poate bloca comenzile când situația comercială o cere.
Mai jos descriem cum funcționează un astfel de portal într-o platformă B2B pe WooCommerce conectată la ERP: cine primește cont, ce vede clientul, cum ajung facturile în cont și ce trebuie protejat.
Pe scurt
- Contul WooCommerce standard e gândit pentru retail. Portalul B2B îl extinde cu secțiuni noi, alimentate din ERP.
- Conturile se creează din clienții din ERP, nu prin înregistrare liberă, iar legătura se face prin codul clientului din ERP.
- Facturile rămân în ERP. Magazinul le importă pentru afișare, iar PDF-ul se cere ERP-ului în momentul descărcării.
- Un client vede și descarcă doar facturile proprii. Accesul se verifică pe server, nu doar în interfață.
- Statusul contului (activ sau suspendat) blochează comenzile la procesarea checkout-ului, nu doar vizual.
Ce este un portal de client B2B și ce oferă contul WooCommerce standard
Un portal de client B2B este zona autentificată în care un client business își gestionează relația comercială cu furnizorul: vede prețurile lui, plasează comenzi, consultă facturi și află dacă are restricții. În limbaj de business, e „contul meu” făcut pentru o firmă, nu pentru o persoană.
WooCommerce vine cu o pagină de cont (My Account) care știe de comenzi, adrese, detalii de cont și descărcări. Fiecare secțiune este un endpoint, adică o adresă din cont care afișează un conținut anume, iar lista de secțiuni poate fi extinsă prin cod. Exact această extensibilitate permite construirea unui portal B2B fără o aplicație separată: adaugi secțiuni (facturi, puncte de lucru, status cont) și le hrănești cu date din ERP.
Ce nu are contul standard este tot ce ține de relația comercială: nu știe ce prețuri are negociate clientul, ce facturi a primit, în ce locații livrezi sau dacă are voie să comande. Acestea trebuie construite și conectate la ERP.
Cine primește cont: conturile se creează din ERP
Într-un magazin B2C, oricine se poate înregistra. Într-un magazin B2B, o înregistrare liberă este o problemă: oricine ar putea ajunge să vadă prețuri negociate sau să plaseze comenzi pe contul altcuiva. De aceea, într-un portal B2B conturile se creează din lista de clienți a ERP-ului.
Flux-ul general arată așa:
- Importul clienților. Magazinul preia din ERP clienții activi, cu datele de identificare, punctele de lucru și termenul de plată.
- Crearea contului. Pentru fiecare client eligibil se creează un cont WooCommerce, legat de client prin codul lui din ERP.
- Legătura rămâne stabilă. Prețurile, facturile și comenzile se asociază contului prin acest cod, nu prin nume sau email, care se pot schimba.
- Excepțiile sunt vizibile. Un client fără datele necesare sau cu un conflict de email nu primește cont automat, iar cazul apare într-o listă de verificare, ca să nu se piardă.
Beneficiul practic: echipa comercială nu administrează două liste de clienți. Un client nou în ERP devine, după următorul import, un client cu cont în magazin.
Ce vede clientul în portal
Portalul este util când fiecare secțiune răspunde unei întrebări pe care clientul o pune altfel la telefon. Tabelul de mai jos rezumă secțiunile unui portal B2B construit pe WooCommerce.
| Secțiune | Sursa datelor | Ce poate face clientul |
|---|---|---|
| Prețuri și produse | ERP: prețuri de listă, prețuri negociate, stocuri | Vede prețurile lui și disponibilitatea |
| Puncte de lucru | ERP | Vede locațiile și alege una implicită |
| Comenzi | WooCommerce, trimise în ERP | Plasează comenzi și le urmărește |
| Facturi | ERP | Vede lista și descarcă PDF-ul fiecărei facturi |
| Status cont | Setat intern | Află dacă poate comanda și vede avertizări |
Prețurile din prima linie au o poveste proprie, pe care am descris-o în articolul despre prețuri diferite pe client în WooCommerce, iar reducerile de volum sunt tratate în ghidul despre discount cantitativ în WooCommerce. Aici ne concentrăm pe celelalte secțiuni ale portalului.
Facturile din ERP, în contul clientului
Facturile nu se generează în magazin. Ele sunt documente fiscale emise de ERP, iar ERP-ul rămâne sursa lor de adevăr. Magazinul le importă (număr, dată, sumă) și le afișează în contul clientului, într-o secțiune dedicată. Asta e diferența față de multele soluții care generează un PDF din datele comenzii: într-un portal B2B, ce vede clientul este factura reală, cu seria și numărul reale.
Astfel, când ERP-ul și magazinul vorbesc despre aceeași factură, contabilitatea clientului nu mai primește două documente diferite pentru aceeași comandă. Pentru facturarea electronică, regulile oficiale sunt publicate de Ministerul Finanțelor la pagina despre e-Factura, iar documentul fiscal rămâne emis și transmis din ERP; portalul doar îl pune la dispoziția clientului.
PDF-ul se cere la momentul descărcării. Magazinul nu stochează fișierele PDF. Când clientul apasă butonul de descărcare, magazinul cere ERP-ului un link temporar, preia fișierul și îl livrează clientului. Linkul temporar nu ajunge niciodată la client, ci este folosit intern. Avantajele sunt concrete: nu se acumulează mii de fișiere pe server, clientul primește mereu versiunea curentă și nu există adrese de fișiere care ar putea fi trimise mai departe.
Fiecare client vede doar facturile lui. La fiecare cerere de descărcare, magazinul verifică dacă factura aparține clientului autentificat. Verificarea se face pe server, la fiecare descărcare, nu doar prin ascunderea butoanelor. Administratorii pot vedea toate facturile, clienții doar pe ale lor.
Pentru volume mari, facturile se importă periodic, în loturi. Dacă un import nu se termină într-o singură rulare, următoarea continuă de unde a rămas, ca să nu blocheze serverul magazinului.
Punctele de lucru și comenzile
În B2B, o comandă nu este doar „ce” și „cât”, ci și „unde”. Un client poate avea mai multe locații de livrare, iar acestea vin din ERP. În portal, clientul le vede și poate alege una ca implicită, dar nu le poate adăuga sau modifica: locațiile se administrează în ERP, ca livrarea și facturarea să rămână coerente.
La checkout, comanda se plasează pe un punct de lucru, iar datele punctului se salvează pe comandă, astfel încât informația să rămână corectă chiar dacă locația se modifică ulterior. Comanda pleacă apoi în ERP cu clientul, produsele și cantitățile. Prețurile nu sunt impuse din magazin: ERP-ul calculează documentul după regulile lui. Despre acest mecanism am scris în pagina despre integrarea magazinului cu ERP-ul.
Statusul contului și blocarea comenzilor
Restanțele și suspendările sunt realitate în B2B. Un portal bun nu le ascunde, dar nici nu le tratează doar printr-un mesaj. Administratorul poate marca un cont ca activ sau suspendat, poate stabili zile de grație și poate nota un motiv intern.
Pentru un client suspendat, comportamentul are două părți:
- Ce vede clientul. Un mesaj de avertizare în cont, în coș și la checkout. Motivul intern nu este expus.
- Ce se întâmplă efectiv. Comanda nu poate fi finalizată. Blocarea se aplică la procesarea checkout-ului, nu doar în interfață, deci nu poate fi ocolită prin deschiderea altei pagini sau prin trimiterea directă a formularului.
Diferența contează: o blocare doar vizuală este un mesaj, nu o regulă. Într-un portal B2B, regula trebuie aplicată acolo unde se creează comanda.
Securitatea portalului
Contul unui client B2B conține prețuri negociate, istoricul facturilor și date comerciale. Trei măsuri sunt esențiale:
- Acces strict la propriile date. Facturile, punctele de lucru și comenzile se verifică pe server pentru clientul autentificat.
- Delogare automată la inactivitate. După o perioadă setabilă, clientul este delogat. Cu 60 de secunde înainte primește o avertizare și poate continua sesiunea. E utilă mai ales când conturile sunt folosite de mai mulți angajați, pe calculatoare comune.
- Importuri controlate. Datele din ERP se aduc programat și în loturi, cu un jurnal de operațiuni, ca erorile să poată fi urmărite fără acces la baza de date.
De ce portal custom, nu extensii generice
Extensiile generice pentru B2B acoperă bine cazuri simple, de exemplu un catalog cu două liste de prețuri. Un portal conectat la ERP are însă cerințe pe care ele nu le acoperă împreună:
- conturi create și menținute din clienții ERP-ului;
- facturi reale, preluate din ERP, cu PDF cerut la moment;
- verificarea pe server a dreptului de acces la fiecare document;
- blocare a comenzilor aplicată la checkout;
- date care trebuie să se potrivească cu ERP-ul, sistemul care răspunde de bani.
Un portal construit custom ține aceste reguli într-un singur loc, pot fi testate și se schimbă când se schimbă politica comercială. Am explicat această alegere și în pagina despre platforma B2B pe WooCommerce.
Greșeli frecvente la portalurile B2B
- Înregistrare liberă într-un magazin B2B. Oricine poate cere acces la prețuri și la comenzi.
- Facturi generate în magazin, nu preluate din ERP. Clientul vede un document care nu este factura reală.
- Fișiere PDF stocate public. Adresa fișierului poate fi trimisă mai departe și oricine o deschide.
- Acces verificat doar în interfață. Butonul lipsește, dar adresa funcționează pentru oricine o cunoaște.
- Blocare doar vizuală. Clientul suspendat vede un mesaj, dar poate comanda.
- Puncte de lucru editabile de client. Livrarea și facturarea ies din sincron cu ERP-ul.
- Importuri într-o singură rulare. La volume mari, serverul se blochează sau importul rămâne la jumătate.
Din proiectele noastre: Forelit
Pentru Forelit, companie din industria HoReCa cu peste 700 de clienți B2B, am construit o platformă pe WooCommerce, conectată direct la SoftOne. Conturile clienților se creează din ERP, facturile apar în contul fiecărui client cu PDF cerut la momentul descărcării, fiecare client are acces doar la facturile lui, iar un client suspendat nu mai poate finaliza comenzi. Comenzile ajung în ERP fără introducere manuală. Detaliile sunt în studiul de caz Forelit.
Întrebări frecvente
Poate contul WooCommerce standard să fie portal B2B?
Parțial. Contul standard oferă comenzi, adrese și detalii de cont, iar secțiunile se pot extinde prin cod. Pentru un portal B2B trebuie adăugate prețurile negociate, facturile, punctele de lucru și statusul contului, toate legate de ERP.
Cum se creează conturile clienților?
Din lista de clienți a ERP-ului, nu prin înregistrare liberă. Pentru fiecare client eligibil se creează un cont legat de codul lui din ERP, iar cazurile cu date lipsă sau conflicte apar într-o listă de verificare.
Unde se generează facturile, în magazin sau în ERP?
În ERP. Magazinul importă datele facturilor și le afișează în contul clientului, iar PDF-ul se cere ERP-ului în momentul descărcării. Astfel, clientul primește documentul real, nu o copie generată separat.
Poate un client să vadă facturile altui client?
Nu. La fiecare descărcare, magazinul verifică pe server dacă factura aparține clientului autentificat. Doar administratorii pot vedea toate facturile.
Ce se întâmplă cu un client care are restanțe?
Contul poate fi marcat ca suspendat. Clientul vede o avertizare în cont, coș și checkout, iar comanda nu poate fi finalizată, pentru că blocarea se aplică la procesarea checkout-ului. Motivul intern nu este afișat clientului.
Cât de des se actualizează facturile din portal?
Importul rulează programat, în loturi, iar frecvența se stabilește în funcție de cât de repede trebuie să apară facturile noi și de volumul lor. Dacă un import nu se termină într-o rulare, următoarea continuă de unde a rămas.
Dacă vrei un portal de client B2B în care conturile, facturile și statusul vin direct din ERP-ul tău, vezi cum construim o platformă B2B pe WooCommerce conectată la ERP sau scrie-ne despre fluxul tău de clienți și facturi.
